[:en]Applicant Tracking Systems (ATS) are applications that analyze CVs. It is a fundamental IT tool for the Human Resources area since it is more efficient, saving time and money in companies that frequently select personnel.
98% of Fortune 500 companies screen candidate resumes through an applicant tracking system before a recruiter; therefore, the recruiter will make a selection based on the selection made (through algorithms) by the software. It is worth noting that more and more small and medium-sized companies are using the ATS. A Kelly OCG survey estimates that 66% of large companies and 35% of small organizations rely on recruiting software.
Large companies, or those hiring for multiple jobs, receive hundreds (and thousands) of resumes for any given job opening. Because it is becoming increasingly easier to apply for jobs online, many applicants are not qualified for the vacancies they apply for and do so to “see if they are lucky” or “to be considered for another vacancy”. The ATS can analyze these resumes, break them down and present the data they contain in a standardized format that is possible to review quickly.
If you are applying for a job vacancy in a large company, you are probably facing an ATS; if you do so by filling an online form, you are definitely through an ATS. Job sites like Indeed and LinkedIn have their own built-in ATS.
Now, how do ATS systems work? As mentioned, these software systems collect and store CVs in a database so recruiters can access them. In turn, recruiters can search and sort CVs in several ways, depending on the software used.
Some companies prefer to see each CV that applies for a specific vacancy. In this case, the recruiters give a quick look at the main aspects of each CV, for example, what is your current job, and the companies where you worked, among other data that you may consider of interest. In 6 seconds, they can determine if they want to get more information about the candidate.
A common way that recruiters filter CVs in an ATS is by searching for exclusive keywords. This search can contain several keywords or just one. An example would be: A multinational cleaning products company is looking for a traveling salesperson to cover a radius of 200 kilometers. Two hundred people applied for this job offer; thus, the company has 200 CVs. The recruiter will search for the keyword “Traveling Salesperson” where they will probably reduce that number to 50 CVs (or less). If candidates do not put that exact phrase, they will be excluded from this selection. Therefore, those applicants who can predict the correct CV keywords will have a better chance of being included in the selector’s search results. The best way to find out which skills and keywords to use is by analyzing the job description. The latest ATSs use artificial intelligence techniques that improve accuracy when filtering or ranking resumes.
ATS also helps manage the candidate selection process, allowing you to identify where each candidate is in the process. For example, if a candidate is scheduled for an interview or discarded because they dropped out of the process.
One of the reasons against ATS is that job selection processes should not depend on a procedure that resembles an SEO optimization targeting the candidate’s CV. The inflexibility of ATS is also often criticized because a synonym or change in the keyword structure can cause the exclusion of the CV.
There are numerous applicant tracking systems nowadays, each with particularities, strengths, and weaknesses.
Some tips for a CV to be selected by an ATS are:
- The CV should have a simple layout with simple headings, using a consistent work history format with its respective dates.
- As mentioned above, analyze the job vacancy, that is, what the company is requesting for that vacancy. In this way, include that or those keywords such as (in the case of our example) traveling salesman. That means each CV must base on the vacancy (even if they are similar to other vacancies).
- Avoid tables and graphs.
- Use a .docx or .pdf file format.
- Last but not least, some people trick the ATS algorithms by filling their CV with keywords. How do they do it? By writing the keywords on your CV in white or the same color as the page background, the keywords are invisible to the human eye. This trick can boost the positioning of your CV, but clearly, you will not be able to fool the recruiters. Recruiters evaluate the competencies and references of each candidate, besides being very skilled professionals in detecting lies.
[:es]Los sistemas de seguimiento de candidatos (en adelante ATS por las siglas en inglés de Applicant Tracking System), son aplicaciones que analizan los CV. Es una herramienta informática fundamental para el área de Recursos Humanos, ya que es más eficiente, permitiendo ahorrar tiempo y dinero en las empresas que seleccionan personal de manera frecuente.
El 98% de las compañías de Fortune 500 filtran los currículums de candidatos a través de un sistema de seguimiento de solicitantes antes de que un reclutador, por lo tanto este último realizará una selección en base a la selección que ha realizado (a través de algoritmos) el software. Cabe destacar, que cada vez son más las pequeñas y medianas empresas que utilizan el ATS. Una encuesta de Kelly OCG calcula que el 66% de las grandes empresas y el 35% de las pequeñas organizaciones dependen del software de reclutamiento.
Las grandes empresas o aquellas que contratan personal para varios trabajos, reciben cientos (y miles) de currículums para cualquier vacante. Debido a que cada vez es más sencillo solicitar un trabajo en línea, muchos postulantes no están calificados para las vacantes solicitadas y se postulan para “ver si tienen suerte” o “para que los tengan en cuenta para otra vacante”. El ATS puede analizar estos CV, desglosarlos y presentar los datos que contienen en un formato estandarizado en el que se puede revisar rápidamente.
Si se está postulando a una vacante laboral en una empresa grande, es probable que se enfrente a un ATS. Si se está postulando a una vacante a través de un formulario en línea, está postulándose a través de un ATS. Sitios de trabajo como Indeed y LinkedIn tienen su propio ATS incorporado.
Ahora bien ¿Cómo funcionan los sistemas de ATS? Como se mencionó, estos software recopilan y almacenan los CV en una base de datos para que los selectores o reclutadores puedan acceder a los mismos. A su vez, los selectores pueden buscar y clasificar los CV de varias maneras, según el software que estén utilizando.
Algunas empresas prefieren ver cada CV que se postula a una determinada vacante. En este caso, los selectores dan una vista rápida a los aspectos más importantes de cada CV por ejemplo, cuál es su trabajo actual, las empresas en las que trabajó, entre otros datos que pueda considerar de interés. En 6 segundos, pueden determinar si desean saber más información del candidato.
Una forma muy frecuente en la que los selectores de personal filtran los CV en un ATS es mediante la búsqueda de palabras claves que suelen ser excluyentes en el puesto laboral. Esta búsqueda puede contener varias palabras claves o una sola. Un ejemplo sería: Una multinacional de productos de limpieza está buscando un Vendedor viajante para cubrir un radio de 200 kilómetros. A ésta propuesta laboral se postularon 200 personas, es decir, que la empresa tiene 200 CV. El reclutador buscará la palabra clave “Vendedor viajante” donde probablemente reduzca esa cantidad a 50 CV (o menos). Si los candidatos no ponen esa frase exacta, quedarán excluidos de esta selección. Por lo tanto, aquellos postulantes que puedan predecir las palabras clave correctas del CV, tendrán mayores posibilidades de ser incluidos en los resultados de la búsqueda del selector. La mejor manera de averiguar qué habilidades y palabras clave incluir, es mediante el análisis de la descripción del trabajo. Los ATS más modernos utilizan técnicas de inteligencia artificial que mejoran la precisión al momento de filtrar o rankear CVs.
Los ATS tambien ayudan a gestionar el proceso de selección de candidatos, permitiendo identificar en que parte del proceso se encuentra cada uno. Por ejemplo, si un candidato esta programado para entrevista o descartado por que se bajó del proceso.
Algunos de los motivos en contra de los ATS es que los procesos de selección laboral no deberían depender de un procedimiento que se asemeja a una optimización SEO dirigida al CV de candidato. También se suele criticar la inflexibilidad de los ATS ya que un sinónimo o un cambio en la estructura puede provocar que el software no incluya al CV.
Actualmente, hay numerosos ATS, donde cada uno tiene sus particularidades, con sus fortalezas y sus debilidades.
Algunos consejos para que un CV sea seleccionador por un ATS son:
- Que el CV tenga un diseño simple con encabezados sencillos, utilizando un formato consistente para el historial de trabajo con sus fechas respectivamente.
- Como se mencionó más arriba, analizar la vacante laboral, es decir, aquello que solicita la empresa para esa vacante. De ésta manera incluir aquella o aquellas palabras claves como (en el caso de nuestro ejemplo) vendedor viajante. Esto quiere decir que se debe adaptar cada CV a cada vacante (aún si son similares).
- Evitar las tablas y gráficos
- Utilizar un formato de archivo .docx o .pdf.
Finalmente algunas personas engañan los algoritmos de los ATS rellenando su CV con palabras claves. ¿Cómo lo hacen? Escribiendo en su CV las palabras claves en blanco o con el mismo color del fondo de la hoja, de ésta forma las palabras claves quedan invisibles al ojo humano. Este truco puede ayudar a mejorar el posicionamiento de su CV pero claramente no se podrá engañar a los selectores. Los reclutadores evalúan las competencias y las referencias de cada candidato, además de ser profesionales muy hábiles para detectar mentiras.[:pb]Os Sistemas de Rastreamento de Candidatos (ATS) são aplicativos que analisam currículos. É uma ferramenta de TI fundamental para a área de Recursos Humanos, por ser mais eficiente, economizando tempo e dinheiro em empresas que frequentemente selecionam pessoal.
98% das empresas da Fortune 500 selecionam currículos através de um sistema de rastreamento de candidatos antes de um recrutador; portanto, o recrutador fará o processo seletivo com base na seleção realizada (através de algoritmos) pelo software. Vale ressaltar que cada vez mais, as pequenas e médias empresas estão a utilizando o ATS. Uma pesquisa da Kelly OCG estima que 66% das grandes empresas e 35% das pequenas organizações dependem de software de recrutamento.
Grandes empresas, ou aquelas que contratam para vários empregos, recebem centenas (e milhares) de currículos para qualquer vaga de emprego. Porque é cada vez mais fácil se candidatar a vagas de empregos online, além de muitos candidatos não serem qualificados para as vagas a que se candidatam e apenas fazem para “ver se têm sorte” ou para “serem considerados para outra vaga”. O ATS pode analisar todos esses currículos, separá-los e apresentar os dados deles em um formato padronizado que é possível revisar rapidamente.
Se você está se candidatando a uma vaga de emprego em uma grande empresa, provavelmente estará lidando com um ATS; se a sua candidatura for realizada através do preenchimento de um formulário online, estará definitivamente passando por um ATS. Sites de emprego como o Indeed e o LinkedIn têm seu próprio ATS incorporado.
Agora, como é que os sistemas ATS funcionam? Como mencionado, estes sistemas de software recolhem e armazenam currículos numa base de dados para que os recrutadores possam acessá-los. Por sua vez, os recrutadores podem pesquisar e classificar os currículos de várias maneiras, dependendo do software utilizado.
Algumas empresas preferem ver cada currículo de quem se candidata a uma vaga específica. Nesse caso, os recrutadores dão uma rápida olhada nos principais aspectos de cada CV, por exemplo, qual é o seu emprego atual, as empresas onde trabalhou, entre outros dados que podem ser considerados interessantes. Em 6 segundos, podem determinar se querem obter mais informações sobre o candidato.
Uma forma comum de os recrutadores filtrarem currículos em um ATS é pesquisando palavras-chave exclusivas. Esta pesquisa pode conter várias palavras-chave ou apenas uma. Um exemplo seria: Uma empresa multinacional de produtos de limpeza está à procura de um vendedor ambulante para cobrir um raio de 200 quilómetros. Duzentas pessoas se candidataram a esta oferta de emprego; assim, a empresa tem 200 currículos. O recrutador irá procurar a palavra-chave “vendedor ambulante” onde provavelmente reduzirá esse número para 50 currículos (ou menos). Se os candidatos não colocarem essa frase exata, serão excluídos desta seleção. Portanto, os candidatos que conseguem prever as palavras-chave corretas terão mais chances de serem incluídos nos resultados da pesquisa do recrutador. A melhor maneira de descobrir quais as habilidades e palavras-chave devem ser utilizadas, é analisando a descrição da função. Os ATSs mais recentes utilizam técnicas de inteligência artificial que melhoram a precisão ao filtrar ou classificar currículos.
O ATS também ajuda a gerenciar o processo de seleção de candidatos, permitindo identificar onde cada candidato se encontra no processo. Por exemplo, se um candidato foi agendado para uma entrevista ou descartado pois desistiu do processo.
Um dos motivos contrários à utilização do ATS é que os processos de seleção de emprego não devem depender de um procedimento que se assemelhe a uma otimização SEO visando apenas o CV do candidato. A inflexibilidade do ATS é também frequentemente criticada porque um sinônimo ou mudança na estrutura da palavra-chave pode causar a exclusão do CV.
Existem inúmeros sistemas de rastreamento de candidatos hoje em dia, cada um com suas particularidades, pontos fortes e fracos.
Algumas dicas para que um CV seja selecionado por um ATS são:
O CV deve ter um layout simples com títulos diretos, utilizando um formato consistente de histórico de trabalho com as suas respectivas datas.
Conforme mencionado acima, analisar a vaga de emprego, ou seja, o que a empresa está a solicitando para aquela vaga. Desta forma, inclua palavras-chave como (no caso do nosso exemplo) vendedor ambulante. Isto significa que cada CV deve ser baseado na vaga (mesmo que seja semelhante a outras vagas).
Evite tabelas e gráficos.
Utilizar um formato .docx ou .pdf.
Por último, mas não menos importante, algumas pessoas enganam os algoritmos do ATS preenchendo o seu CV com palavras-chave. Como fazem isso? Escrevendo as palavras-chave no seu CV na cor branca ou na mesma cor do fundo da página, assim as palavras-chave são invisíveis ao olho humano. Este truque pode aumentar o posicionamento do seu CV, mas é claro que não será capaz de enganar os recrutadores. Os recrutadores avaliam as competências e referências de cada candidato, além de serem profissionais muito competentes na detecção de mentiras.
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