[:en]It is important to have clarity of ideas during the personnel selection process in order to find the ideal candidate that meets the company’s needs. In this sense, the profesiogram is a very useful tool, but it is necessary to know exactly what it is.
What is a profesiogram?
A profesiogram is a certificate that details the functions, skills, and abilities that an employee must have to perform a particular job. It is essential that this document be accurate and concise. In addition to being a tool commonly used in the human resources departments of companies, a profesiogram is relevant in legal cases where a permanent disability pension is requested. In such situations, applicants must request the profesiogram from their employer, and it must describe in detail all the functions that the employee performs in their work. If it is a small or medium-sized company, it is most common to request the certificate from the manager or supervisor. However, in large companies, it is ideal to speak with the head of the human resources department to have them create and provide the profesiogram.
The profesiogram, key in the selection process.
When opening a job vacancy, the human resources department receives candidates, and to select them properly, it is necessary to have a clear profesiogram. With this document, the team can begin to discard or accept the most suitable profiles according to the objectives previously established in the document. This helps to reduce the number of participants in the subsequent stages of the selection process. The subsequent interviews or dynamics are carried out with the candidates who best fit the criteria of the profesiogram. In addition, the profesiogram helps to identify the occupational hazards associated with a job position and allows the company to address them appropriately to avoid possible consequences.
Types of profesiograms.
Profesiograms are flexible documents that vary according to the interests of each company and do not have a fixed structure. However, at least two models can be used to find the right candidate: the factor-based profesiogram and the competency-based profesiogram.
Factor-based profesiogram.
The factor-based profesiogram details the characteristics that the company is looking for in candidates, including abilities in various aspects such as psychological, physical, and professional. In addition, the document should include the necessary education, knowledge, and motivational aspects for the position. The goal is to clearly define what is being sought to find the right candidate.
Competency-based profesiogram.
The competency-based profesiogram evaluates whether the candidate has the necessary skills for the job, not just their knowledge and competencies. It also evaluates whether the candidate can apply their skills in the specific context of the job, which will determine their ability to perform successfully.
Benefits of developing a job description.
Although small and medium-sized businesses do not usually have a job description, it should be mandatory in large organizations due to the significant benefits it offers. These include:
Optimizes the recruitment process.
The job description has the great advantage of improving the quality of job postings for human resources departments and candidates, and also makes the selection process more efficient and precise. This allows for a more effective use of time and money during the onboarding process, resulting in a higher return on investment in hiring.
Reduces turnover rate.
Finding the ideal candidate means that they not only have the necessary professional skills for the job, but also fit in with the existing culture and work environment, work well in a team, and have effective communication skills. If the job description is done correctly, their values and interests will align with those of the company, significantly reducing the likelihood of the new employee leaving.
Favors career plans.
If we have a clear understanding of the impact, implications, pain points, and common inconveniences associated with a position, we can find solutions to address the problems and encourage continuous improvement. The job description allows for a detailed and accurate evaluation of a position, which facilitates not only the development of career plans so that employees can grow within the company, but also the articulation of those plans with training plans. These concepts are closely related to the employee experience and employer branding.
How to create a job description?
The job description may seem like a complex tool for those who are not familiar with it, but it is actually simpler than it seems. Before starting to create it, it is important to consider four key concepts: the role nomenclature, the role content, and the role requirements. Once these concepts are understood, the job description can be created using the following steps:
- Synthesize information related to the profession, including its name according to established nomenclature, its social relevance, job requirements, required education, qualification level, and potential for development within the role.
- Describe the work process, including answering questions about what the job involves, its purpose, the resources used in the work process, and the results obtained. Also, describe the primary tasks, known as production characteristics.
- Summarize the general and specific skills and knowledge necessary to fulfill professional duties, along with the requirements for impeccability and reliability in operations performed. Also include the required health status and necessary physiological characteristics for the position, such as possible medical contraindications.
To create a profesiogram, a psychological description of the job must also be provided, including its positive and negative aspects, specific difficulties, occupational hazards, benefits, and opportunities for personal expression. It is also important to consider aspects such as the type of communication, its frequency, and the required honesty or mediation. The profesiogram may include additional information depending on the company or recruiter’s focus. These additional elements are important and related to aspects such as: employment category, working hours, job role description, individual or team work, type of schedule, work mode (in-person, remote, or hybrid), department or area, expected goals, physical and psychological conditions, skills, abilities, training, tools, responsibilities and obligations, occupational health risks, and sector, company characteristics, and type.
Create a profesiogram template in Word.
A profesiogram template can be created in Word, including personal information of the worker, soft skills, job competencies, job description, and occupational hazards. The template allows replicating the content and adapting it to different job positions within the company. Although it may be complicated at first, following the mentioned steps, the creation process will be simple.
[:es]Es importante tener claridad en las ideas durante el proceso de selección de personal para encontrar al candidato ideal que satisfaga las necesidades de la compañía. En este sentido, el profesiograma es una herramienta muy útil, pero es necesario saber qué es exactamente.
¿Qué es un profesiograma?
Un profesiograma es un certificado que detalla las funciones, habilidades y capacidades que un empleado debe tener para desempeñar un trabajo en particular. Es fundamental que este documento sea preciso y conciso. Además de ser una herramienta comúnmente utilizada en los departamentos de recursos humanos de las empresas, un profesiograma es relevante en casos judiciales donde se solicita una pensión de incapacidad permanente. En tales situaciones, los solicitantes deben pedir el profesiograma a su empleador, y este debe describir detalladamente todas las funciones que el empleado realiza en su trabajo. Si se trata de pequeñas o medianas empresas, lo más habitual es solicitar el certificado al jefe o encargado. No obstante, en grandes compañías, lo ideal es hablar con el responsable del departamento de recursos humanos para que se encargue de elaborar y proporcionar el profesiograma.
El profesiograma, aspecto clave en los procesos de selección.
Al abrir una convocatoria, el departamento de Recursos Humanos recibe candidatos, y para seleccionarlos adecuadamente es necesario tener claro el profesiograma. Con este documento, el equipo puede comenzar a descartar o aceptar los perfiles más adecuados de acuerdo con los objetivos previamente establecidos en el documento. Esto ayuda a reducir el número de participantes en las siguientes etapas del proceso de selección. Las entrevistas o dinámicas posteriores se llevan a cabo con los candidatos que mejor se ajustan a los criterios del profesiograma. Además, el profesiograma ayuda a identificar los riesgos laborales asociados a un puesto de trabajo y permite a la empresa abordarlos adecuadamente para evitar posibles consecuencias.
Tipos de profesiogramas.
Los profesiogramas son documentos flexibles que varían según los intereses de cada empresa y no tienen una estructura fija. Sin embargo, se pueden utilizar al menos dos modelos para encontrar al candidato adecuado: el profesiograma por factores y el profesiograma por competencias.
Profesiograma por factores.
El profesiograma por factores detalla las características que la empresa busca en los candidatos, incluyendo capacidades en diversos aspectos como psicológicos, físicos y profesionales. Además, se sugiere que se incluya en el documento la formación, los conocimientos y los aspectos motivacionales necesarios para el puesto. El objetivo es definir claramente lo que se busca para encontrar al candidato adecuado.
Profesiograma por competencias.
El profesiograma por competencias evalúa si el candidato tiene las habilidades necesarias para el trabajo, y no solo sus conocimientos y competencias. También evalúa si el candidato puede aplicar sus habilidades en el contexto específico del trabajo, lo que determinará su capacidad para desempeñarse con éxito.
Beneficios de desarrollar un profesiograma.
Aunque las pequeñas y medianas empresas no suelen tener un profesiograma, en las grandes organizaciones debería ser obligatorio debido a los beneficios significativos que ofrece. Entre ellas tenemos:
Optimiza el proceso de búsqueda.
El profesiograma tiene la gran ventaja de mejorar la calidad de los anuncios de trabajo para los departamentos de recursos humanos y los candidatos, y además hace que el proceso de selección sea más ágil y preciso. Esto permite un uso más efectivo del tiempo y el dinero durante el proceso de incorporación, lo que se traduce en un mayor retorno de inversión en la contratación.
Disminuye la tasa de rotación.
Encontrar al candidato ideal significa que no solo tendrá las habilidades profesionales necesarias para el trabajo, sino que también se adaptará a la cultura y al ambiente laboral existente, trabajará bien en equipo, y tendrá una comunicación efectiva. Si el profesiograma se ha hecho correctamente, sus valores e intereses se alinearán con los de la empresa, lo que reducirá significativamente la probabilidad de que el nuevo empleado se vaya.
Favorece planes de carrera.
Si tenemos un conocimiento claro del impacto, las implicaciones, los puntos de dolor y los inconvenientes más comunes asociados a un puesto, podemos encontrar soluciones para subsanar los problemas y fomentar la mejora continua. El profesiograma permite una evaluación detallada y precisa de un puesto, lo que facilita no solo el desarrollo de planes de carrera para que los empleados puedan crecer dentro de la empresa, sino también la articulación de esos planes con los planes de formación. Estos conceptos están estrechamente relacionados con la experiencia del empleado y la imagen de marca del empleador o employer branding .
¿Cómo hacer un profesiograma?
El profesiograma puede parecer una herramienta compleja para aquellos que no están familiarizados con ella, pero en realidad es más sencillo de lo que parece. Antes de comenzar a crearlo, es importante tener en cuenta cuatro conceptos clave: la nomenclatura del rol, el contenido del rol y los requisitos del rol. Una vez que se comprenden estos conceptos, se puede proceder a crear el profesiograma. Con los siguientes pasos:
- Sintetizar la información relacionada con la profesión, incluyendo su nombre según la nomenclatura establecida, su relevancia social, las necesidades del puesto, la educación requerida, el nivel de calificación y las posibilidades de desarrollo dentro del rol.
- Exponer el procedimiento laboral, lo que involucra contestar interrogantes sobre qué comprende el trabajo, su finalidad, los recursos empleados en el proceso laboral y los resultados obtenidos. Asimismo, describir las tareas primordiales, conocidas como características de producción.
- Resumir las habilidades y conocimientos generales y específicos necesarios para cumplir con los deberes profesionales, junto con los requisitos de impecabilidad y confiabilidad en las operaciones realizadas. Incluir también el estado de salud requerido y las características fisiológicas necesarias para el puesto, como posibles contraindicaciones médicas.
Para crear un profesiograma, también se debe proporcionar una descripción psicológica del trabajo, incluyendo sus aspectos positivos y negativos, dificultades específicas, riesgos laborales, beneficios y oportunidades de expresión personal. También es importante considerar aspectos como el tipo de comunicación, su frecuencia y la honestidad o mediación requerida.
El profesiograma puede incluir información adicional, dependiendo del enfoque de la empresa o reclutador/a. Estos elementos adicionales son importantes y se relacionan con aspectos como: la categoría de empleo, horario laboral, descripción del rol de trabajo, trabajo individual o en equipo, tipo de jornada, modalidad de trabajo (presencial, remoto o híbrido), departamento o área, objetivos esperados, condiciones físicas y psicológicas, aptitudes, capacidades, habilidades, formación, herramientas, responsabilidades y obligaciones, riesgos laborales sobre la salud, y sector, características y tipo de empresa.
Crea una plantilla de profesiograma en Word.
Se puede crear una plantilla de profesiograma en Word, incluyendo información personal del trabajador, habilidades blandas, competencias laborales, descripción del puesto y riesgos laborales. La plantilla permite replicar el contenido y adaptarlo a diferentes puestos de trabajo en la empresa. Aunque puede ser complicado al principio, siguiendo los pasos mencionados, el proceso de creación será sencillo.
[:pb]É importante ter clareza de ideias durante o processo de seleção de pessoal para encontrar o candidato ideal que atenda às necessidades da empresa. Nesse sentido, o profesiograma é uma ferramenta muito útil, mas é necessário saber exatamente o que é.
O que é um profesiograma?
Um profesiograma é um certificado que detalha as funções, habilidades e capacidades que um empregado deve ter para desempenhar um trabalho específico. É fundamental que este documento seja preciso e conciso. Além de ser uma ferramenta comumente usada nos departamentos de recursos humanos das empresas, um profesiograma é relevante em casos judiciais em que é solicitada uma pensão por incapacidade permanente. Nessas situações, os solicitantes devem solicitar o profesiograma ao seu empregador, que deve descrever detalhadamente todas as funções que o empregado realiza em seu trabalho. Se for uma pequena ou média empresa, o mais comum é solicitar o certificado ao chefe ou supervisor. No entanto, em grandes empresas, é ideal falar com o responsável pelo departamento de recursos humanos para elaborar e fornecer o profesiograma.
O profesiograma, um aspecto chave nos processos de seleção.
Ao abrir uma convocação, o departamento de Recursos Humanos recebe candidatos, e para selecioná-los adequadamente é necessário ter claro o profesiograma. Com este documento, a equipe pode começar a descartar ou aceitar os perfis mais adequados de acordo com os objetivos previamente estabelecidos no documento. Isso ajuda a reduzir o número de participantes nas próximas etapas do processo de seleção. As entrevistas ou dinâmicas posteriores são realizadas com os candidatos que melhor se ajustam aos critérios do profesiograma. Além disso, o profesiograma ajuda a identificar os riscos laborais associados a um cargo e permite que a empresa os aborde adequadamente para evitar possíveis consequências.
Tipos de profesiogramas.
Os profesiogramas são documentos flexíveis que variam de acordo com os interesses de cada empresa e não têm uma estrutura fixa. No entanto, pelo menos dois modelos podem ser usados para encontrar o candidato adequado: o profesiograma por fatores e o profesiograma por competências.
Profesiograma por fatores.
O profesiograma por fatores detalha as características que a empresa procura nos candidatos, incluindo capacidades em vários aspectos como psicológicos, físicos e profissionais. Além disso, é sugerido que a formação, os conhecimentos e os aspectos motivacionais necessários para o cargo sejam incluídos no documento. O objetivo é definir claramente o que se procura para encontrar o candidato adequado.
Profesiograma por competências.
O profesiograma por competências avalia se o candidato possui as habilidades necessárias para o trabalho e não apenas seus conhecimentos e habilidades. Ele também avalia se o candidato pode aplicar suas habilidades no contexto específico do trabalho, o que determinará sua capacidade de desempenhar com sucesso.
Benefícios de desenvolver um profissionalograma.
Embora pequenas e médias empresas geralmente não tenham um profissionalograma, em grandes organizações isso deve ser obrigatório devido aos benefícios significativos que oferece. Entre eles, temos:
Otimização do processo de busca.
O profissionalograma tem a grande vantagem de melhorar a qualidade dos anúncios de emprego para os departamentos de recursos humanos e candidatos, além de tornar o processo de seleção mais ágil e preciso. Isso permite um uso mais efetivo do tempo e dinheiro durante o processo de contratação, resultando em um maior retorno sobre o investimento na contratação.
Redução da taxa de rotatividade.
Encontrar o candidato ideal significa que ele terá não apenas as habilidades profissionais necessárias para o trabalho, mas também se adaptará à cultura e ao ambiente de trabalho existentes, trabalhará bem em equipe e terá uma comunicação eficaz. Se o profissionalograma for feito corretamente, seus valores e interesses se alinharão com os da empresa, reduzindo significativamente a probabilidade de o novo funcionário sair.
Promoção de planos de carreira.
Se tivermos um conhecimento claro do impacto, implicações, pontos de dor e inconvenientes mais comuns associados a um cargo, podemos encontrar soluções para corrigir os problemas e promover a melhoria contínua. O profissionalograma permite uma avaliação detalhada e precisa de um cargo, facilitando não apenas o desenvolvimento de planos de carreira para que os funcionários possam crescer dentro da empresa, mas também a articulação desses planos com os planos de treinamento. Esses conceitos estão intimamente relacionados com a experiência do funcionário e a imagem de marca do empregador ou employer branding.
Como fazer um profissionalograma?
O profissionalograma pode parecer uma ferramenta complexa para aqueles que não estão familiarizados com ela, mas na verdade é mais simples do que parece. Antes de começar a criá-lo, é importante ter em mente quatro conceitos-chave: a nomenclatura do cargo, o conteúdo do cargo e os requisitos do cargo. Uma vez compreendidos esses conceitos, podemos proceder à criação do profissionalograma seguindo estes passos:
- Sintetizar as informações relacionadas à profissão, incluindo seu nome de acordo com a nomenclatura estabelecida, sua relevância social, as necessidades do cargo, a educação requerida, o nível de qualificação e as possibilidades de desenvolvimento dentro do cargo.
- Expor o procedimento de trabalho, que envolve responder perguntas sobre o que envolve o trabalho, sua finalidade, os recursos empregados no processo de trabalho e os resultados obtidos. Além disso, descrever as tarefas primordiais, conhecidas como características de produção.
- Resumir as habilidades e conhecimentos gerais e específicos necessários para cumprir as responsabilidades profissionais, juntamente com os requisitos de impecabilidade e confiabilidade nas operações realizadas. Incluir também o estado de saúde necessário e as características fisiológicas necessárias para o cargo, como possíveis contraindicações médicas.
Para criar um profesiograma, também deve ser fornecida uma descrição psicológica do trabalho, incluindo seus aspectos positivos e negativos, dificuldades específicas, riscos trabalhistas, benefícios e oportunidades de expressão pessoal. Também é importante considerar aspectos como o tipo de comunicação, sua frequência e a honestidade ou mediação necessária.
O profesiograma pode incluir informações adicionais, dependendo do foco da empresa ou do recrutador. Esses elementos adicionais são importantes e se relacionam a aspectos como: categoria de emprego, horário de trabalho, descrição da função de trabalho, trabalho individual ou em equipe, tipo de jornada, modalidade de trabalho (presencial, remoto ou híbrido), departamento ou área, objetivos esperados, condições físicas e psicológicas, aptidões, capacidades, habilidades, formação, ferramentas, responsabilidades e obrigações, riscos trabalhistas à saúde, e setor, características e tipo de empresa.
Crie um modelo de profesiograma no Word.
É possível criar um modelo de profesiograma no Word, incluindo informações pessoais do trabalhador, habilidades interpessoais, competências profissionais, descrição do cargo e riscos trabalhistas. O modelo permite replicar o conteúdo e adaptá-lo a diferentes cargos na empresa. Embora possa ser complicado no início, seguindo os passos mencionados, o processo de criação será simples.
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